第一章 总 则

第一条 为加强后勤服务中心档案管理工作，有效地保护和利用档案，结合学校档案馆有关规定，特制订本规定。

第二条 中心各科室、员工有保护档案的义务。

第三条 中心档案员应提高职工档案意识，确保档案原始性、完整性、准确性和安全性。

第四条 中心档案工作接受学校档案馆的监督与指导，依据档案馆的要求每年整理资料、归档并及时移交。

第二章 归档范围

第五条 本规定所称的档案是指中心各科室及员工在工作中直接形成的有留存价值的原始历史记录，包括纸质、影像、实物等各种形式。应归档资料范围如下：

一、对外的正式发文及与有关外来单位来往的文书。包括各科室收到的外来单位的文件，科室按照收文要求或根据工作需要起草的答复、报告、函等。

二、各科室（人员）提交院长办公室会议讨论的提案及收到的院长办公室会议决议（纸质版）。

三、各科室在重要活动中，如中心“五一”活动，各科室技能培训等形成的影像、纸质材料等。

四、中心与有关单位签订的合同、协议书，以及与合同、协议书有关联的请示、报告等材料。

五、各科室使用完毕的专用记录本。

六、其他重要文件，如日常工作中形成的业务范围内的各类材料。

第三章 归档要求（分中心存与交学校档案馆存两类）

第六条 归档材料分办公室存档与学校档案馆存档的两种方式归档。凡能直观、充分反映学校层面后勤工作的材料，以及按学校档案馆规定符合移交范围的材料，应交学校档案馆存档。其他交中心办公室存档。

第七条 中心档案员专门负责中心归档材料的收集和整理，各科室负责本部门归档文件材料的收集和整理，并定期交办公室集中管理。任何人不得拒绝归档。

第八条 办公室指导中心各科室文件材料的形成、积累、整理和归档工作；定期或不定期地指导和监督各科室档案的管理工作，确保档案的完整性及档案管理工作的完善。

第九条 中心必须为学校提供真实、准确、完整的档案。

第十条 办公室及各科室应积极做好档案查询及信息再利用服务。

第四章 档案的收集和管理

第十一条 中心的档案按“年度归档”制度归档，即每年的三月份至五月份为档案归档期。其中，各科室应在三月份完成档案移交，以利于办公室按时保质完成学校档案馆规定的档案移交工作。

第十二条 归档期前，办公室、各科室应做好档案统计工作，为档案的移交做好准备工作。

第十三条 归档期间，中心各科室应对保管期限已满的档案移交办公室进行核查、汇总整理。各科室负责人应积极配合与支持。

第十四条 归档方式根据学校档案馆的有关规定，按照文件类别、合同编号、成文时间等标准进行。

第十五条 各部门的档案移交手续一律严格按照学校档案室的相关规定进行。

第十六条 归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。

第五章 附 则

第十七条 本规定自公布之日其执行生效。

第十八条 本规定由后勤服务中心负责解释。